Как Найти Переписку с Уволенным Сотрудником

Переписка с работником. Как все сделать правильно. Переписка при приеме и увольнении. Часть 1

Обычно работник и работодатель для решения кадровых вопросов и оформления документов по личному составу встречаются лично. Работник приходит в отдел кадров работодателя, где с ним документально оформляются трудовые отношения: работник заключает или расторгает трудовой договор, пишет заявления и т.д.

Но иногда он не может либо не желает являться в офис работодателя. Причины могут быть разными: болезнь или личные обстоятельства, серьезный конфликт с работодателем и др.

  При этом трудовое законодательство требует обязательно документировать некоторые кадровые процедуры независимо от того, присутствует либо отсутствует работник на работе.

Сегодня работники и руководители нередко общаются с помощью электронных средств коммуникации (электронная почта, СМС, мессенджеры). Конечно, не обходится и без разговоров по телефону и личных встреч. Так руководитель дает указания, обсуждает особенности поручений и заданий, контролирует их выполнение. Зачем же нужна бумажная переписка?

Во-первых, согласно трудовому законодательству в некоторых случаях   документы должны быть на бумаге.

Во-вторых, вести бумажную переписку нужно, так как между работником и организацией может возникнуть конфликт, который придется рассмотреть в суде или инспекции.

И именно письменные 

 документы, врученные или направленные работнику, суд воспримет в качестве доказательств. Кроме этого, необходимо будет подтвердить их вручение или направление.

Какие письменные документы работодатель чаще всего направляет или вручает работнику:

• поручения о работе (с указанием задания, срока, формы отче- та и т.д.);

• уведомления (об отпуске, увольнении, изменении условий и т.д.);

• запросы (объяснений, информации);

• письма-сообщения на различные темы. 

Какие письменные документы работник чаще всего направляет и вручает работодателю:

• заявления (об увольнении, отпуске, изменении условий, переводе и т.д.);

• записки (служебные, докладные, объяснительные);

• запросы (документов, информации).

ПРАВИЛЬНО ОФОРМЛЯЙТЕ  ДОКУМЕНТЫ

Любой документ должен быть оформлен правильно. Помните, что он может быть использован в суде как работником, так и организацией.

Чтобы работник не сомневался  в том, что документ исходит от работодателя, рекомендуем руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Обязательные реквизиты документа (Пример 1):

•  Наименование организации–автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывайте сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

•  Справочные данные об организации указывайте в бланках писем. Они включают: почтовый адрес организации (дополнительно можете указать адрес юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

•  Наименование вида документа указывайте на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

•  Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа.

•  Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа.

•  Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа (например, письменного обращения работника), на который нужно ответить.

•  Адресата проставляйте в верхней правой части документа (на бланке  с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов). Адресуя документ физическому лицу, указывайте фамилию, инициалы, почтовый адрес.

•  Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?», формулируйте его с предлогом «О»/«Об».

•  Текст документа составляйте на русском языке. В деловых (служебных) письмах излагайте от первого лица множественного числа: «просим направить…», «представляем на рассмотрение…».

•  В сопроводительных письмах оформляйте отметки о приложении под текстом документа.

•  Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

К документам, поступающим от работника, законодательство не предъявляет каких-либо особых требований. Однако у работодателя должна быть следующая информация:

• от какого именно работника исходит документ, его Ф.И.О. и подпись;

• дата получения письма (дата вручения работником, дата получения  по почте и т.д.);

• понятный текст сообщения, заявления, запроса;

• на конверте, письме, телеграмме адресат совпадает с названием организации.

Если что-либо из перечисленного установить нельзя, составляйте соответствующий акт о получении документа, в котором невозможно установить составителя, адресата, дату получения документа, суть документа (Пример 2).

Жижерина Ю.Ю., Снежкина Т.С.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2019/newart1/

Как найти переписку с уволенным сотрудником | ЮрБлог

В это время вы сможете получить доступ к документам, адресной книге, истории переписки и другой нужной информации.

Чаще всего сотрудников контролируют в крупных компаниях. Более половины работодателей, у которых в штате трудится более 5 тыс. человек, контролируют переписку на корпоративных ящиках. При этом компании среднего размера чаще доверяют своему персоналу, а в маленьких фирмах и просто не предоставляют возможности пользоваться электронными средствами общения.

Пожалуйста, авторизуйтесь для отправки сообщения!

По итогу в течение где-то 6-8 месяцев я постепенно прокачивался. Учитывая какой бэкграунд у меня был до самого начала — разница была действительно внушительная. Но потом случилось несколько пунктов: появились проблемы в универе, я допустил пару неприятных багов, которые едва не ушли в прод, и вообще был в каком-то убитом состоянии.

В моем опыте в обоих случаях люди вскоре устроились не хуже, а одному из них я даже сам помог найти новую работу.

По ее словам, все это делается в автоматическом режиме, без привлечения людей, однако такие системы довольно дороги и по карману далеко не каждой компании. Более важный вопрос — как все эти «слежки» контролируются государством, говорит Горшкова.

Чтение служебной переписки сотрудников

Чтобы работник не сомневался в том, что документ исходит от работодателя, рекомендуем руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В любом случае, в суд он подать не сможет. А вот если в вашем сообщении найдут признаки экстремизма, тогда мало не покажется», — поясняет Мария Каневская.

Когда решили уволить сотрудника, проверьте, какие права доступа к информации и программам у него есть.

Представители соцсети также предупреждают о том, что даже если оскорбительный или нелегальный контент был скрыт настройками приватности после публикации, его могли увидеть другие пользователи. Это может привести к наказанию.

Не стоит бояться, стоит просто думать каждый раз, когда кто-то из коллег предлагает «поругать нехороших начальников». К сожалению попадаются такие кадры, которые называются провокаторами. Они с этого имеют если и не финансовый интерес, то хотя бы моральный. Вызовут тебя на откровенность и тут же на тебя же и настучат.

После того как вы получили приглашение от работодателя, вы увидите окно ввода сообщения на странице отклика на конкретную вакансию. С этого момента вы можете написать сообщение работодателю в ответ на его приглашение: ответить, что вы придете на собеседование, или уточнить схему проезда или задать другие дополнительные вопросы.

Можно пользоваться небольшими стандартными хранилищами типа «Яндекс.Диска», но если бизнес растет, то нужно задумываться о серверах, где будет храниться большой объем информации. Чем больше данных, тем больше мощности требуется от сервера, чтобы быстрее выдавать информацию. Здесь может помочь BeeCLOUD — виртуальный центр обработки данных.

Потеря \»звёздных\» кадров может серьёзно навредить бизнесу, особенно если речь идёт о небольшой компании.

Ответственные ведомства могут запрашивать данные о пользователях на различных этапах – при оперативно-розыскной деятельности, в рамках доследственной проверки, на стадии предварительного расследования и в процессе судебного разбирательства.

Но здесь важно понимать: сам по себе спад производительности ничего не значит и даёт почву для подозрений только в том случае, если складывается воедино с другими сигналами.

Если вы храните все данные на сервере или просто в компьютере, то периодически создавайте копии. Это можно делать вручную, сохраняя важную информацию на внешний жесткий диск или облако. Но чем больше информации, тем сложнее за всем уследить. Поэтому удобно использовать облачные технологии.

Но здесь важно понимать: сам по себе спад производительности ничего не значит и даёт почву для подозрений только в том случае, если складывается воедино с другими сигналами.

Если ваш бывший сотрудник ушел и забрал файл, то вы сможете вытащить его из резервной копии. А еще можно дистанционно удалить файлы с конфиденциальной информацией.

Просто заходите в личный кабинет, отмечаете документы, которые хранятся у этого сотрудника, и нажимаете кнопку “Удалить”.

Когда сотрудник снова сядет за компьютер и подключится к интернету, удаленных документов он не увидит».

ВАЖНО !!!11 не бери диктофон… лучший повод пойти на увольнение — при первом же сраче идти с диктофоном.

Организация электронной переписки в рабочих целях

Был уволен после испытательно срока, первый раз в жизни. Но к моменту увольнения я и сам уже находился в поиске новой работы, потому как на нынешнем месте не понравился рабочий процесс. Все прошло гладко, отдельное спасибо работодателю за честный расчет.

Почему это важно: Не сознаваться, что порочил и т.д. ( да и не было этого). Если тебе не смогут внятно сказать в чем точно твой косяк — их проблема.

Компания Knight Frank изучила офисный рынок России: большинство глобальных корпораций отдают предпочтение традиционным кабинетам.

При разработке одного проекта, часто стали вылетать ошибки базы или просто бесконечная загрузка страницы.

Направление приказа о дисциплинарном взыскании

Cert — портал web разработчиков. Данный ресурс будет полезен как новичкам в разработке, так и более опытным web разработчикам.

Точно также считается, что работодатель оповестил работника об увольнении в случае отправки уведомления по почте, даже если письмо вернется с пометкой «не получено» Единственное условие: об отказе адресата получать послание почтовый работник также должен написать акт.

Когда работодатель прочитает ваше сообщение, вы увидите в переписке статус «Прочитано» рядом с последним сообщением.

Внезапный уход одного ценного сотрудника может застать руководителя врасплох, не говоря уже об увольнении нескольких членов команды. Потеря «звёздных» кадров может серьёзно навредить бизнесу, особенно если речь идёт о небольшой компании.

Не во всех компаниях действует офисный дресс-код. Руководителям организаций, в которых принят свободный стиль одежды, нужно обращать внимание на сотрудников, которые резко сменили джинсы и пуловер на деловой костюм, предупреждает Наталья Хамова, руководитель кадровой службы компании Lush Russia.

По общему правилу работник вправе рассчитывать на неприкосновенность частной жизни в типичных рабочих ситуациях3. Это называется презумпцией ожидания неприкосновенности частной жизни. Однако данная презумпция, по-видимому, может быть опровергнута. Для этого работодатель, помимо прочего, должен установить специальное внутрикорпоративное регулирование или политику конфиденциальности4.

Адвокат Глеб Лаврентьев убежден, что менеджеры и начальники больших компаний очень часто злоупотребляют субъективным отношением к сотрудникам и проверкой их личной переписки.

Информация на серверах хранится по разному, некоторые хранят ее более 5 лет. Все зависит от вида информацию и технической возможности самого сервера.

Могут полиция восстановить удалнную переписку в контактн

Точный период зависит от того, по какой именно причине происходит увольнение. При окончании действия срочного трудового договора уведомление можно передать работнику за три дня, при ликвидации предприятия необходимо минимум 60 дней (считается, что такой срок является достаточным для того, чтобы человек определился с дальнейшими планами или нашел новую работу).

Именно это и стало причиной, по которой позицию ЕСПЧ расценили как «зеленый свет» для остальных работодателей по тотальному контролю за работниками.

В случае непредоставления информации по обращению ведомств социальная сеть понесет ответственность по законам РФ вплоть до уголовного наказания. Суть конфликта между Барбулеску и его работодателем заключалась в следующем.

Работник 3 года трудился в компании специалистом по продажам. По просьбе работодателя он создал учетную запись в Yahoo Messenger, чтобы отвечать на запросы клиентов.

13 июля 2007 года работодатель объявил работнику, что тот пользуется ресурсами компании не для работы, а в личных целях.

Если что-либо из перечисленного установить нельзя, составляйте соответствующий акт о получении документа, в котором невозможно установить составителя, адресата, дату получения документа, суть документа (Пример 2).

Любой документ должен быть оформлен правильно. Помните, что он может быть использован в суде как работником, так и организацией.

Адресаты электронной переписки без труда определяются

Правительство определило перечень угроз, который запустит механизм изоляции Рунета. Речь идет о кибератаках или недоступности сайтов федеральной и региональных властей.

ЕСПЧ признал правомерным мониторинг электронной почты и мессенджеров сотрудников. Российские и иностранные СМИ решили, что служебная переписка сотрудников подлежит контролю.

Но так ли это на самом деле, мы расскажем в статье.

Следует отметить, что в большинстве случаев подобных нарушений суд встает на сторону работника (но только если дело не касается ликвидации фирмы – здесь все несколько сложнее).

Источник: https://metta-online.ru/sovety-yurista/16590-kak-nayti-perepisku-s-uvolennym-sotrudnikom.html

Как Найти Переписку с Уволенным Сотрудником

В суд обращайтесь. Перед подачей иска в суд Вы можете обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. Трудовой инспектор сможет провести проверку по документам работодателя и этим помочь в сборе необходимых доказательств.

Исковое заявление составляется в соответствии со ст. 131 и 132 ГПК РФ Примерно так.

В (наименование суда) Истец: (ФИО полностью, адрес) Ответчик: (ФИО полностью предпринимателя или наименование предприятия, адрес) Цена иска:

(сумма заработка из требований)

В соответствии со статьей 16 Трудового кодекса РФ трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен.

Исковое заявление об установлении факта трудовых отношений
Я работал на предприятии с «___» г. в должности . Трудовые отношения при трудоустройстве оформлены не были, трудовой договор мне не выдавался. (указать обстоятельства при которых истец приступил к выполнению трудовых обязанностей, какие были договоренности с работодателем).

На основании изложенного, руководствуясь статьями 131-132 Гражданского процессуального кодекса РФ,

При трудоустройстве мне обещали выплачивать заработную плату в размере руб., фактически за все время выплатили руб. (указать фактические выплаты по суммам и датам), недополучено руб.

Незаконными действиями работодателя мне причинен моральный вред, который выразился в (указать конкретные переживания, например: стресс, депрессия, бессонница и др.). Причиненный мне моральный вред я оцениваю в руб.

Трудовые отношения с работодателем подтверждаются (указать, чем подтверждаются трудовые отношения).

Заявление об увольнении телеграммой – законно ли увольнение

Заявление об увольнении он направил работодателю также телеграммой , в которой попросил уволить его по собственному желанию. После этого работник направил уведомление уже о расторжении трудового договора по собственному желанию с просьбой выслать ему трудовую книжку и полагающиеся при увольнении справки.

Нужно обязательно соблюдать все процедуры и оформлять все документы в соответствии с трудовым законодательством.

Работник переехал по другому адресу и одновременно заболел. В этот же день он направил работодателю телеграммой информацию о болезни и своем новом адресе места проживания. На следующий день работник решил уволиться.

Являться за документами при увольнении работник не обязан . В заявлении об увольнении или в следующем письме (ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении) нужно написать, что работник просит выслать его трудовую книжку (а также другие документы, например, справки) почтой и указать адрес.

Работник подал заявление об увольнении по собственному желанию, поэтому у работодателя возникла обязанность по оформлению увольнения работника по собственному желанию через две недели после получения телеграммы.

Не стоит пускать дело на «самотек» . После направления заявления работнику лучше связаться с работодателем, сообщить ему об увольнении и о том, что заявление направлено, а также сообщить работодателю о причинах своего отсутствия на работе (если не выходит на работу).

Работник выиграл дело в суде, а работодателю придется выплатить крупную сумму, исправить и выдать документы. Только государственная пошлина обошлась более чем в 10000 рублей.

Правильное оформление увольнения по недоверию

В большинстве случаев уволенный сотрудник уходит с обидой на своего начальника и работодателя. Поэтому, по возможности, не стоит оставлять чересчур нерадивых тружеников на обязательные две недели отработки. Желательно сразу отправить человека домой, а то ведь в случае большой обиды, он может и навредить вашей компании за этот немалый срок.

увольнение по инициативе третьих лиц. Как вариант, уволить неугодного сотрудника можно по решению профсоюзного органа либо по причине вступления в силу приговора суда;

Для работника сферы торговли, да и любой другой сферы, увольнение по п. 7 ст 81 означает испорченную трудовую книжку и пятно на репутации. Именно поэтому такой вид увольнения работники часто оспаривают в суде.

Уволив сотрудника по статье о недоверии, работодатель должен быть готов к тому, что получит иск о восстановлении на работе.

К тому же, если суд признает увольнение незаконным, уволенный работник может претендовать также и на возмещение материального ущерба.

В случае отсутствия работника на работе вы можете уволить его за прогул. Но надо очень грамотно это сделать. Помните, что законность увольнения по статье в суде обязан доказать работодатель (!).

Любое нарушение процедуры может привести к восстановлению через суд и взысканию с Вас компенсации за все время вынужденного прогула (куда войдет и время судебного разбирательства, а оно может и полгода длиться).

Поэтому надо крайне ответственно подойти к этой процедуре.

В настоящее врем возможно не только увольнение по статье, но и возбуждение уголовного дела по факту присвоение и растрата. Для этого Вам необходимо подача заявление в милицию. Если Вам интересно, то могу посоветовать необходимый пакет документов.

Увольнение по электронной почте

Добрый день. Забрать заявление нельзя, но вот написать заявление на отзыв заявления об увольнении в срок до 28 мая включительно, можно. И отказать вам не имеют права, если на ваше место не приглашен сотрудник в порядке перевода из другой организации.

В электронном виде нет, необходимо Ваша подпись. Имеете право отправить почтой заказным с уведомлением.

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

[quote][/quote] ст. 80 ТК РФ
До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора.

ТК РФ Статья 80. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)

Прочитайте другие ответы юристов:

Источник: https://urist-onlain.ru/otvety/kak-najti-perepisku-s-uvolennym-sotrudnikom-9111.html

Увольнение по СМС: когда можно использовать электронную переписку в трудовых спорах и отношениях

• Новости
• Трудовые отношения

Увольнение по СМС: когда можно использовать электронную переписку в трудовых спорах и отношениях

5 июня 2018 Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Электронные способы общения — СМС, переписка в мессенджерах или по электронной почет уже настолько прочно вошли в повседневную жизнь, что многие компании решают придать этим видам коммуникации официальный характер.

В трудовых договорах и локальных нормативных актах организаций появляются положения о допустимости использования «цифрового» уведомления сторон трудового договора о тех или иных фактах.

Но насколько законны такие способы общения? Признают ли их контролирующие органы и суды, если возникнет трудовой спор? Давайте разбираться.

Трудовое законодательство предусматривает довольно много ситуаций, когда работодатель вынужден общаться с работником на официальном уровне. Например, работодатель обязан официально (в письменной форме) направить сотруднику следующие извещения и предупреждения:

• о размере и составных частях заработной платы (ст. 136 ТК РФ);
• о предстоящих изменениях условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ);
• о прекращении срочного трудового договора (ст. 79 ТК РФ);
• об увольнении в связи с сокращением штата, либо ликвидацией организации (ст. 180 ТК РФ);
• о необходимости явиться за трудовой книжкой (ст. 84.1 ТК РФ).

Помимо этого, в письменной форме запрашиваются объяснения по факту совершения работником проступков для решения вопроса о привлечении его к ответственности (ст. 193 ТК РФ).

Работник, в свою очередь, также обязан письменно обращаться к работодателю в определенных ситуациях. Самый распространенный случай — предупреждение об увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Есть и другие ситуации.

Например, статья 379 ТК РФ обязывает работника известить работодателя в письменной форме об отказе от выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором.

Также письменное извещение требуется, если работник решил приостановить работу из-за невыплаты зарплаты (ст. 142 ТК РФ).

Общим для всех перечисленных случаев является тот факт, что Трудовой кодекс обязывает составлять названные документы в письменной форме, но не регулирует порядок их передачи между сторонами трудового договора. Значит ли это, что указанные извещения, предупреждения и прочие документы можно направить по электронным каналам связи (например, по электронной почте, в виде СМС или ММС-сообщения или сообщения в мессенджере)?

Также возникает вопрос о том, можно ли использовать названные средства электронного общения для передачи информации (извещений, сообщений, предупреждений, уведомлений и проч.) в случаях, которые прямо не предусмотрены Трудовым кодексом.

Например, может ли работник уведомить работодателя СМС-сообщением о том, что заболел и задерживается из-за этого в командировке? Вправе ли работодатель направить сотруднику через Viber или WhatsApp сообщение о том, что ему необходимо приступить к работе? Об этих и других ситуациях пойдет речь далее.

Способы извещения работников: есть ли выбор у работодателя

В некоторых случаях ответ на вопрос, можно ли применять современные средства коммуникации для направления уведомления, извещения или другого документа есть в Трудовом кодексе.

Если в статье ТК РФ, которая регулирует порядок вручения работнику соответствующего документа, сказано, что это надо делать под подпись, то очевидно, что никакие электронные способы общения в данном случае применяться не могут.

Документ необходимо составить на бумаге и передать его лично работнику для подписания. К таким «бумажным» документам относятся:

• документы, подтверждающие ознакомление работника с локальными актами организации, включая правила внутреннего трудового распорядка, и коллективным договором (ст. 22 и 68 ТК РФ);
• приказы о приеме на работу, об увольнении и наложении дисциплинарного взыскания (ст. 68, 84.1 и 193 ТК РФ);
• документы, регулирующие порядок обработки персональных данных (ст. 86 и 88 ТК РФ);
• уведомление о праве инвалидов и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, на отказ от сверхурочной работы, а также работы в выходные и праздничные дни (ст. 99 и 113 ТК РФ);
• уведомление о времени начала отпуска (ст. 123 ТК РФ);
• уведомление о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата (ст. 180, 292 и 296 ТК РФ).

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб-сервисе

Исключением является случай, когда человек принимается на дистанционную работу. Ознакомление такого сотрудника с необходимыми документами может происходить путем обмена электронными версиями документов (ст. 312.1 ТК РФ).  

В остальных ситуациях возможен выбор способа извещения работника. Так, например, Минтруд России в письме от 21.02.17 № 14-1/ООГ-1560 прямо разрешил направлять расчетные листки по электронной почте. А ведь статья 136 ТК РФ требует информировать работника о составных частях зарплаты в письменной форме.

Получается, что Минтруд признал: извещение по электронной почте для целей ТК РФ является извещением в письменной форме. При этом чиновники указали, что такой порядок информирования работника нужно закрепить в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте (см.

«Минтруд: работодатели могут направлять работникам расчетные листки по электронной почте»).

Бесплатно рассчитать аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Из этого частного случая можно сделать общий вывод: если Трудовой кодекс не говорит о необходимости получить подпись сотрудника под извещением, предупреждением либо иным документом, работодатель может направить его работнику по электронной почте. При этом нужно заранее закрепить такую возможность в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре.

Уведомление работников посредством СМС-сообщений и мессенджеров

Можно ли для уведомления работников использовать СМС-сообщения и сообщения в мессенджерах? Приравниваются ли такие сообщения к письменным документам, и могут ли подтверждать факт уведомления работника в тех случаях, когда его подпись не требуется? К сожалению, разъяснений контролирующих органов на этот счет нет. А вот анализ судебной практики дает повод для оптимизма.

Как правило, суды принимают подобную переписку в качестве доказательств. Так, нам удалось найти лишь одно дело, в котором суд признал СМС-сообщения недопустимым доказательством и отказался их рассматривать. При этом никаких пояснений такому решению судьи не дали. Возможно потому, что в данном споре были чисто процедурные нарушения при представлении доказательств (см.

апелляционное определение Свердловского областного суда от 01.03.17 по делу № 33-3376/2017). В остальных изученных нами спорах суды считали сообщения в мессенджерах и СМС-сообщения допустимым способом извещения сотрудников.

Например, Хабаровский краевой суд признал сообщение, переданное посредством мессенджера, в качестве доказательства надлежащего уведомления работника о том, что его отпуск закончен, и ему необходимо приступить к работе (апелляционное определение от 29.05.17 по делу № 33-4096/2017).

А Пермский краевой суд счел допустимым уведомление работника посредством электронной почты, сообщений через мобильные приложения Viber и WhatsApp, социальную сеть «ВКонтакте». Этими способами работодатель известил сотрудника о необходимости явки на работу для объяснения причины длительного отсутствия на рабочем месте (апелляционное определение от 04.10.17 по делу № 33-10980/2017).

Использование для уведомления работников СМС-сообщений также признается правомерной практикой. Например, Приморский краевой суд согласился, что работодатель мог уведомить сотрудника о наложении дисциплинарного взыскания и об увольнении посредством СМС. Правда, в данном случае работа сотрудника носила удаленный характер.

Несомненно, этот факт повлиял на выводы судей, которые прямо указали: с учетом удаленности места осуществления трудовой функции работника, компания предприняла достаточные, разумные и обоснованные усилия по извещению сотрудника, в том числе СМС-сообщениями, о применяемых дисциплинарных взысканиях (апелляционное определение от 11.10.16 по делу № 33-9899/2016).

Сразу же отметим, что удаленный характер работы вовсе не является обязательным условием использования СМС-сообщений для официального общения с работниками. В качестве примеров можно привести апелляционные определения Ростовского областного суда от 17.11.16 по делу № 33-18542/2016 и Иркутского областного суда от 22.06.17 по делу № 33-5844/2017.

В первом деле судьи сочли СМС-сообщение надлежащим уведомлением работника о необходимости явиться на рабочее место, чтобы ознакомиться с приказом о переводе на другую работу. А во втором споре СМС-сообщение послужило доказательством истребования у работника письменного объяснения по факту проступка для привлечения его к ответственности.

При этом в обоих случаях речь шла об «обычных», а не дистанционных работниках.

Уведомление работодателя с помощью СМС-сообщений и мессенджеров 

Заметим, что возможность направлять «цифровые» уведомления имеется не только у работодателя, но и у работников. Так, в судебной практике есть примеры, когда суды признавали СМС-сообщения и переписку в мессенджерах в качестве доказательств добросовестного поведения работника.

Например, судьи соглашались, что работник мог такими способами согласовать с начальством свое отсутствие на рабочем месте, а значит, не прогулял работу (апелляционные определения Хабаровского краевого суда от 12.10.12 по делу № 33-5847/2012 и Свердловского областного суда от 20.05.

16 по делу № 33-8564/2016). Еще в одном споре судьи подтвердили право работника на компенсацию задержки зарплаты, применив в качестве доказательства СМС-сообщения из банка.

Из этих сообщений следовало, что работодатель перечислял зарплату позже установленного срока (апелляционное определение Самарского областного суда от 14.11.17 по делу № 33-14588/2017).

Также суды признают СМС-сообщения допустимым способом предупреждения работодателя об увольнении работника по собственному желанию (апелляционные определения Оренбургского областного суда от 14.01.16 по делу № 33-35/2016 и Свердловского областного суда от 20.05.16 по делу № 33-8564/2016).

В некоторых случаях СМС-переписка может выступать в качестве доказательства наличия трудовых отношений. Так, в упомянутом апелляционном определении Свердловского областного суда от 20.05.16 по делу № 33-8564/2016 судьи пришли к следующему выводу.

СМС-сообщения, которыми сотрудник отпрашивался с работы и уведомил о своем желании уволиться, а также ответные сообщения от начальника с соответствующими подтверждениями, являются доказательством того, что между сторонами имелись трудовые отношения.

А из апелляционного определения Московского городского суда от 16.05.

17 № 33-13015/2017 следует, что факт заключения трудового договора может подтверждаться электронной перепиской, если она свидетельствует о том, что работник соблюдал трудовую дисциплину, подчинялся локальным нормативным актам организации и выполнял возложенные на него обязанности.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

В каких случаях не получится ограничиться смс-сообщениями

Однако в ряде случаев суды отказываются принимать «цифровую» переписку в качестве доказательства определенных фактов.

Например, не получится подтвердить СМС-сообщением факт болезни, так как по закону единственным документом, который доказывает неспособность работника осуществлять трудовую деятельность, является листок нетрудоспособности (апелляционное определение Московского городского суда от 02.06.17 № 33-14843/2017). При этом заметим, что хотя СМС-сообщение и не является доказательством болезни, но вполне может быть подтверждением того, что сотрудник не вышел на работу по уважительной причине. Другими словами, работник не вправе рассчитывать, что работодатель выплатит ему больничное пособие на основании лишь СМС-сообщения о болезни, но и уволить такого сотрудника будет сложно.  

Попадают в такие ситуации и работодатели. Например, суд не признал СМС-сообщение надлежащим письменным уведомлением работника о необходимости явиться за трудовой книжкой (апелляционное определение Ростовского областного суда от 11.07.16 по делу № 33-10321/2016).  Таким образом, в подобных случаях лучше направлять работнику также официальную бумагу, а не ограничиваться «цифровым» общением.

Как подтвердить факт направления сообщений

Как видим, суды довольно часто принимают СМС-сообщения и электронную переписку в качестве допустимого способа коммуникации в трудовых отношениях. Однако надо иметь в виду, что в суде может понадобиться доказательство того, что стороны использовали электронный способ общения.

  Основные сложности здесь связаны с тем, что цифровые сообщения (СМС-сообщения и сообщения в мессенджерах) сами по себе не позволяют идентифицировать лиц, участвующих в переписке (апелляционные определения Верховного суда Республики Башкортостан от 06.06.

16 по делу № 33-10730/2016 и Верховного суда Чувашской Республики от 02.10.17 по делу № 33-4947/2017).

Поэтому если имеются основания полагать, что другая сторона будет отрицать получение соответствующего сообщения, то стоит запастись детализацией по номеру и расшифровкой СМС-сообщений (апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 29.06.16 по делу № 33-4838/2016).

А в особо сложных ситуациях может пригодиться специальный вид доказательства — заверенный нотариусом протокол осмотра (апелляционное определение Свердловского областного суда от 16.06.16 по делу № 33-10508/2016).

Проследите, чтобы в таком протоколе были отражены текст сообщения, а также иные данные: номера телефонов отправителя и получателя, дата, время сообщения, информация о доставке и прочтении, если она предоставляется мессенджером.

Понятно, что составление такого протокола потребует дополнительных затрат (как финансовых, так и временны́х), но зато и шансы, что доказательство будет принято и рассмотрено судом, возрастают практически до 100 процентов.

Бесплатно вести кадровый учет в веб‑сервисе

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/comments/2018/6/13548

Электронная переписка с работниками в качестве доказательства в суде

В компании переписка руководства с работниками часто ведется в электронном виде или через смс-сообщения. Принимают ли суды такие сообщения в качестве доказательства фактов, имеющих значение для разрешения трудовых споров?

Во многих компаниях переписка с работниками по электронной почте или посредством смс-сообщений уже давно сложившаяся практика. С помощью таких сообщений работодатель может давать задания работникам, знакомить их с новыми внутренними документами и уведомлять о каких-то важных для работника и работодателя событиях.

Впоследствии распечатки такой переписки могут стать важным (а иногда и единственным) доказательством в суде при рассмотрении трудового спора. На этот случай лучше подстраховаться заранее.

В частности, можно предусмотреть во внутренних документах и трудовых договорах обязанность работников проверять электронную почту и читать смс-сообщения, а также закрепить в специальном документе порядок использования такой переписки.

При этом следует учитывать, что в некоторых случаях документы желательно отправлять все-таки в бумажном, а не электронном виде.

Организация электронной переписки в рабочих целях

Многим работодателям удобно направлять работникам различные задания, вопросы, а также документы, связанные с текущей работой, по электронной почте, а иногда и в смс-сообщениях или посредством таких сервисов, как Skype, WhatsApp, Viber и др.

Плюсов такой организации работы немало: электронные сообщения позволяют не только оперативно донести до работника необходимую информацию, но еще и подтвердить, что руководитель работника действительно направлял своему подчиненному конкретное сообщение — например, служебное задание (за счет того, что сообщения сохраняются у отправителя в папке исходящих). Распечатки такой переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме. Но чтобы впоследствии не возникло проблем в суде, лучше включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.

Во-первых, если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе).

При этом важно закрепить, что переписка между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением работником своих обязанностей (письма, уведомления и т. д.

), имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде, а использование в такой переписке электронной цифровой подписи не обязательно.

Во-вторых, не лишним будет предусмотреть в числе обязанностей работников проверять электронную почту с определенной периодичностью (например, каждые два часа в течение рабочего дня или смены).

В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника. Но лучше подстраховаться заранее и включить такую обязанность.

Тогда и в суде будет проще доказывать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину.

В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи, а также адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Причем желательно указать в трудовом договоре адрес не только корпоративной, но и личной почты работника (на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте).

Использование электронной переписки по кадровым вопросам

Помимо переписки по чисто рабочим вопросам электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов: например, для ознакомления работника с внутренними документами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако как показывает практика, предоставление такой переписки не всегда помогает работодателям в суде.

Ознакомление работников с внутренними документами по электронной почте

Согласно статье 22 Трудового кодекса, работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Поэтому, если работодатель ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем решит наложить на этого работника дисциплинарное взыскание за нарушение такого внутреннего документа, есть риск, что суд признает дисциплинарное взыскание незаконным по чисто формальной причине — именно из-за отсутствия ознакомления под роспись.

Если предусмотреть во внутреннем документе, что ознакомление с новыми локальными актами возможно не только под роспись, но и по электронной почте, то будет больше шансов на выигрыш в суде.

Например, в одном деле банк объявил выговор директору службы безопасности за то, что тот одобрил заемщику кредит, не проверив необходимые сведения о нем. Проверять эти сведения сотрудник был обязан на основании инструкции по обеспечению экономической безопасности бизнеса.

Работник обжаловал приказ о наложении дисциплинарного взыскания. В суде он настаивал на том, что не был ознакомлен под роспись с указанной выше инструкцией.

Суд установил, что инструкция высылалась ему по электронной почте с целью ознакомления личного состава подразделения банка и в силу своей должности он был обязан и сам ознакомиться с ее содержанием (это подтверждала выписка из архива электронной переписки).

Причем работник был ознакомлен с порядком использования корпоративной электронной почты под роспись. Кроме того, аналогичные обязанности по идентификации заемщиков были предусмотрены в должностной инструкции, с которой работник тоже был ознакомлен под роспись. На этом основании суд отказал работнику в иске (определение Приморского краевого суда от 06.03.14 по делу № 33–1126).

Запрос объяснений от работника

Довольно часто руководители отправляют своим подчиненным электронные письма или смс-сообщения с требованием объяснить отсутствие на рабочем месте. При этом они считают, что этого достаточно для соблюдения порядка наложения дисциплинарного взыскания в случае прогула или опоздания.

Логика следующая: работодатель затребовал письменное объяснение, а значит, требования статьи 193 Трудового кодекса соблюдены. Но в такой ситуации на электронный адрес работника лучше отправить сканированную копию документального запроса письменных объяснений (с собственноручной подписью уполномоченного лица).

Тогда суд, возможно, признает порядок назначения дисциплинарного взыскания соблюденным (определение Московского областного суда от 20.10.11 по делу № 33–23754).

Если же запрос о причинах отсутствия будет отправлен работнику просто в «теле» обычного сообщения по электронной почте или смс, то велика вероятность, что суд из-за этого признает несоблюденным весь порядок вынесения дисциплинарного взыскания (определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.06.14 № 33–9039).

Направление приказа о дисциплинарном взыскании

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).

Это императивные правила, и в этой норме четко говорится о необходимости уведомления работника именно под роспись.

Однако в некоторых ситуациях суды не видят нарушения порядка применения дисциплинарных взысканий в случае направления работнику сканированной копии приказа (например, об увольнении) по электронной почте. Особенно если работодатель и работник находятся в разных городах.

Например, в одном деле суд рассматривал иск работника о понуждении работодателя к ознакомлению с распоряжением о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора.

Работник настаивал на том, что работодатель нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания, поскольку отправил ему только скан распоряжения по электронной почте. То есть суть нарушения порядка, по мнению работника, заключалась в том, что его не ознакомили с распоряжением очно и под роспись.

Суд в иске отказал.

Правда, главным образом это произошло из-за того, что работник пропустил процессуальный срок, но попутно суд отметил, что часть 6 статьи 193 Трудового кодекса предоставляет работнику право своевременно узнать о том, что его привлекают к дисциплинарной ответственности, и направлена на обеспечение возможности своевременного обжалования действий работодателя. С учетом этого, а также принимая во внимание тот факт, что работник и работодатель находились в разных городах, суд решил, что, отправив распоряжение о наложении выговора по электронной почте, работодатель не нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 21.05.13 по делу № 33–1953/2013).

Полную версию статьи «Электронная переписка с работниками. Имеют ли доказательственную силу сообщения, направленные по e-mail и смс» читайте в №6, 2015

Источник: https://zakon.ru/blog/2015/11/27/elektronnaya_perepiska_s_rabotnikami_v_kachestve_dokazatelstva_v_sude